English for Liberty

英語で人生を変えるための情報サイト

実践的な英語

【ビジネス英語】なぜ電話会議は難しい?電話会議で使える表現を覚えてペースをつかもう

投稿日:2019年1月23日 更新日:

仕事で英語を使うようになると、電話会議という難関が立ちはだかります。

「テレカン」と呼ばれることも多い電話会議ですが、英語ではconference callといいます。

電話会議はかなり苦戦している人も多いのではないでしょうか?かくいう僕もかなり苦戦しましたし、今でも困ることがあります。

電話会議が難しい理由

それにしてもなぜ電話会議は難しいのでしょうか?僕が思う理由を挙げてみました。

相手の顔が見えない

コミュニケーションにおいては、音声だけでなく表情や仕草・ジェスチャーなどが与える情報は大きく、これがあるかないかでは意思疎通の質はだいぶ変わってきます。

相手の表情が直接見えていて、あなたが明らかに困った表情をしていれば、相手はあなたが理解できていないとわかり、すぐにコミュニケーションの軌道修正ができます。それ以外にも、表情や口の動きなど、リスニングでありながら視覚的に捉えている情報がかなりあるのです。

電話の音質

通信回線の状態やマイクやスピーカーによってもだいぶ変わりますが、当然ながら電話の音声は生の音質には及びません。

友達と二人きりの電話で気さくな会話をするならまだしも、複数の人たちが電話回線上(今はネット回線が主流ですが)に集まり、利害が一致しないことが多い仕事の話をするのですから、それは簡単でないのは当然かなと思います。

そもそも英語ネイティブじゃないのに

日本語でも電話会議をする方は、その時のことを少し思い出してみてください。

電話会議というのはやはり音質がかなり悪く、相手の発言をクリアに聞き取れないことはしょっちゅうです。ではどうしているのかというと、別に完璧に全てを理解してから返答をしているのではなく、部分的に聞き取れた内容から前後の文脈を組み立てて、それを元に会話を進行させていることが多いのです。

よほど肝心な部分が聞こえない場合は何度も聞き直すかもしれませんが、そうでない場合は相手の発言を予測しながらの会話で成り立ってしまうことが多いのです。

しかしこれは、私たちが日本語のネイティブスピーカーだからできることです。現在学習中の英語となれば、そうそうスムーズにいかないのも当然です。これをいうと身も蓋もないのですが、やはりある程度慣れというか場数みたいなものも必要だと思います。そうはいっても、何年もかけてやっと電話会議ができるようになるといった気の遠い話ではなく、まずは恐怖症みたいなものさえ克服してしまえば、あとは徐々に改善することができると思っています。

電話会議で使える表現

電話会議にはある一定の形式みたいなものがあり、そこでよく使われる表現というものもあります。これらを少し覚えておくだけで自分のペースを保ちつつ会話に入っていくことができると思います。

ここではそんな表現を厳選して紹介したいと思います。

開始直後に使える表現

Can everyone hear me?

みなさん聞こえてますか?

最近はネットで電話会議をすることが多く、サービスの品質や機能は大幅に改善しましたが、それでも回線の状態が悪い時は相手に何も聞こえていないことがあります。そんな時はこの表現が便利です。しかし実は、よくわからないけど間が持たない時にも使えたりします。

次はこちらです。

Let's wait for a few more minutes.

(他の人が参加するまで)もう少し待ちましょうか。

電話会議は時間通りに全員が参加していることの方が少なく、大抵は最初の3分くらいはこんな感じで待機していることもよくあります。

相手にもよりますが、身近なチームメイトだったりすると「最近はロンドンの天気はどうですか?」とか「昨日のサッカーの試合は見ましたか?」みたいな感じでくだけた会話になることもありますが、僕はこの手の会話は苦手なのでほとんど参加せず、ミュート(消音)していました。

だれが特定の人が参加しているかを聞く時はこんな感じでしょうか。

Is John on the bridge?
Johnはいますか?

Are we all on?
みんな揃いましたね?

「bridge」というのは、電話会議の回線のことを指していて、僕がやっていたプロジェクトのチームではよく使っていました。

Let's make a start.
じゃあ始めましょう。

いざ会議を始める時はこんな感じで初めていきます。

困った時の表現

相手の話を聞き取れないときや内容を理解できないときは、正直にその旨を伝えた方がいいでしょう。

そんな場合

Could you speak more slowly?
もっとゆっくり話してください。

Could you repeat that?
もう一回いってください。

Could you put it another way please?
別の言葉で説明してもらえますか?

Sorry but I couldn't get that
すいません、わかりません。

John, your voice is breaking up.
John、声がとぎれとぎれです(ネット接続が悪かったりして聞こえないことがよくあります)。

John, your voice is faint, can you speak up?
John、声が遠いです、もっと大きな声で話して。

I think you need to get closer to microphone.
マイクに近づいて話してみてください。

相手の言っていることが聞こえないときによく使う表現をまとめてみました。これは僕の意見ですが、わからない時はなるべく早い段階で白状するのが得策です。

わからないことを聞き直したのにやっぱり分からないから聞くのも怖い、なんて悔しい経験もすると思いますが、そんな時は負けずに「ゆっくり話してください」「別の言葉でいってください」と食らいつくことも必要です。そして、拙くてもいいから自分の言葉で「つまり○○ということですか?」という感じで少しずつ理解を深めていくのです。

僕がある外国のプロジェクトに参加した当初、チームメンバーの大多数がイギリス人とインド人で、彼らの間ではスムーズにコミュニケーションが取れていて、後から参加した僕だけが内容を理解できないという状況でした。自分一人のためだけに場全体を止めるのははばかられ「もうこんな仕事はムリだ・・・」「電話会議怖い・・・」と悲観していましたが、なんだかんだ時間とともに慣れていたので、最初は苦しくても耐える局面もあります。

しかし多くの方の場合、一人だけで海外のプロジェクトに放り込まれるよりも、「日本チーム」として海外のチームとして関わることの方が多いのではないでしょうか?

そんな場合、非ネイティブはあなただけではないことを覚えておきましょう。あなたが分からないと思ったことは、ほぼ間違いなく他の誰かも困っているはずです。であれば積極的に先陣を切って質問をするのはいいことだと思います。あなたが聞くことでチーム全体の理解が深まるので長期的に見ればいいことづくめです。

日本ではどうか知りませんが、外国人と仕事をする時は積極的に発言をすると喜ばれます。自分が話す側になるとわかりますが、相手の反応がないと非常に不安になります。相手は聞いてくれているのか、言ったことをわかってくれているのか、何かわからないのか?くいうフィードバックを出すことでコミュニケーションは活発になります。たとえそれが初歩的な質問であってもです。

また、発言をすることによって自分自身が会話の中心地点に近づきます。ムリして自分中心に議論を進める必要はありませんが、会話に参加しているというのは非常に重要で、そうすることによって自然に英語力がアップするだけでなく仕事の理解も深まり一石二鳥です。

「言い出しっぺだから責任を取れ」とか「アイツはでしゃばりだ」なんて思われる心配をしないでください。昔の僕は、自分に自信がなく意見をほとんどいわなかったため、外国人の上司からの年次評価(annual review)で「You must speak up!(もっと自分の意見を言え!)」と書かれたほどです。意見を出すのと責任を取るのは別問題なので、会議の場ではどんどん発言しましょう。

言い訳っぽい表現

何か質問をされうまく返せない時はこんな表現も便利です。

すぐに回答を用意できない場合

Let me get back to you on that.
その件は後でお知らせします。

ちょっと細かい話なので会議で話すには煩雑なことなど

Let's talk offline.
それはオフラインで(別途、個別にという意味合い)話しましょう。

進捗を聞かれて言い訳する時(実は何も進んでいなかったり)

I'm struggling with ...
ちょっと...で困っています。

電話で話し出すと説明がややこしくなりそうなのでメールでじっくり説明したい時など

I'll reply to that email.
それは、あのメールに返信します。

これは定型文というわけではなく、僕自身が困った時などに使っていた表現です。別に僕自身が編み出した表現でもなく、他の人が使っているのを真似て使い出した表現なので、汎用性はあると思います。

電話会議の終わり際

議題を話し終えて会議の終了時間が近づくと、質問やコメントを受け付けたりします。そんな時はこんな表現が使われたりします。

Any questions from anyone?
誰か質問ありますか?

Otherwise, let's close the call!
なければ終わりましょう。

Let's keep this call short.
この電話は手短に終わらせましょう。

Speak to you soon!
また後で!

最後の表現ですが、これはイギリスっぽい感じでアメリカではspeakという単語はほとんど使われていませんでした。またこれは、毎日定例会議をしている人たちだったので、どうせまたすぐに会うことがわかっていたのでこのような表現をする人がいました。

少し逸れますが、外国においては電話会議は時間通りかそれよりも早く終わることがかなり多いものです。日本人は開始時間にはうるさいが終了時間にはルーズだといわれますが、反面外国では、電話会議の最初の5分くらいは参加者を待ったりとルーズな印象ですが、終了時間はかなり守られている印象があります。何もなければ会議を早く切り上げ、その時間で他の仕事をした方がいいと考えているのでしょうね。あと、関係ない人を無駄に会議に呼ばないことを意識している上司が多くいました。日本では、よくわからない時はとりあえず関係ありそうな人を全員呼び、急な質問に対応するためだけに座って待機している人をよくという見ましたが、外国では正反対でした。

そう考えると、一見必死に努力している日本の生産性が低いのもうなづける気がするものです・・・

積極性が電話会議の不安を克服するカギに

以上、電話会議で使いまわせる便利な表現をまとめてみました。便利な定型表現を覚えたら、そのあとは積極的に会議に参加する気持ちが大事だと思います。

僕は長いこと電話会議に対して抵抗感があり、参加をするのもイヤ、参加をしても内容もよくわからず、急に名指しで質問されないかビクビクするという負の連鎖に陥っていました。そのため電話会議が予定表に入るとかなり滅入っていました。

これを打破したのは、ある程度リーダー的なポジションについて半ば強制的に発言をしたり、メンバーと会話をするようになってからでした。このような立場になってからはさすがに観念して、逃げてばかりではダメだからむしろこっちからどんどん発言しようと気持ちを切り替えました。

すると面白いもので、ビクビクしていた時と打って変わって内容が頭に入ってきます。こういうと精神論みたいに聞こえるかもしれませんが、心持ちが変わったことで集中力も大きく上がったのかなと思います。もちろんいきなり全てが完璧にこなせるはずもなく、聞き取れなかったり勘違いするミスもありました。しかしミスをすること次はよりよくこなせるようになるので、どうせならミスは早い段階でどんどんした方がいいのです。

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥

なんて諺がありますが、それと近い感覚があるのではないかと思います。非ネイティブだから学習をしているのであって、学習中だからヘタなのは当然だと開き直りましょう。むしろ逃げ回ってばかりいたら英語力を向上させる機会を失うのです。なんていわれてもすぐに行動を変えるのは難しいかもしれませんが、早い段階で変化を起こせばそれが後になって大きな差となるので、たとえ怖気づきながらでもどんどん積極的に発言していきましょう。

-実践的な英語

Copyright© English for Liberty , 2019 All Rights Reserved.